Workflow (Preguntas Frecuentes)

¿Que es el Workflow?
Es la automatización de un proceso donde se procesan documentos (imagen e información) en una actividad definida previamente por un conjunto de reglas y procedimientos. Imagine la evolución de los métodos de trabajo, donde un obrero alcanzaba a otro la pieza para que continué su proceso, luego surgió la faja transportadora y la entrega era automatizada, ahora el Workflow permite automatizar sus procesos, olvídese de los papeles, copias y documentos de cargos, de manera electrónica, eficiente y segura se pueden automatizar sus procesos.

¿Cuales son los usos y aplicaciones del Workflow?
El Workflow es utilizado en procesos donde los documentos y la información se administran electrónicamente basado en un conjunto de reglas previamente establecidos. Esto permite consultar rápidamente el estado actual de un documento dentro del proceso. Se utilizan en procesos back office como calificación de expedientes diversos: créditos, contabilidad, admisión, licencias, entre otros. Organizaciones como Bancos, Ministerios, Notarias, Medios de Comunicación, imprentas, la lista es enorme usted decide donde quiere automatizar.

¿Cuales son las ventajas del Workflow?

• Disminución de costos en sus procesos,
• Reducción de tiempo de sus procesos,
• Atención de consultas rápidamente, eficientemente y remotamente,
• Ahorro de papel y contribución al medio ambiente,
• Ahorro de espacio en archivos temporales,
• Conversión de todos sus archivos físicos en archivos pasivos o definitivos,
• Disponibilidad de la información en línea, publicación vía web de la imagen y los datos que usted requiera,
• Seguridad en sus operaciones, la imagen se conversa, se superponen observaciones, sellos o se ingresan datos adicionales.
• Conservación de sus originales, sus documentos en papel no sufren deterioro por efecto del manipuleo, sellos, luz solar entre otros, debido a que una vez digitalizados se almacenan en condiciones controladas.
  

¿Cual es el impacto de implementar un sistema de workflow en una organización?
Como ejemplo diremos que en 1998 Viewstar instaló en el Departamento de Rentas y beneficios del distrito municipal de Lewisham (Londres, Inglaterra) impactando en el primer año de la siguiente manera:

• £5 millones de réditos adicionales,
• En Fraude e Investigaciones ahorran un adicional de £1.7 millón a través de procesos más rápidos y la capacidad de comprobación y cruzar información,
• £0.5 millón de economía en costos operacionales .
  

¿Qué tipos de Workflow existen?

• Producción: La meta importante del Workflow de Producción es manejar los números grandes y tareas similares para perfeccionar la productividad. Esto se logra automatizando las tantas actividades hasta lograr que la entrada humana sólo se permite para manejar las excepciones; se minimizan los eventos que requieren la contribución humana, como es la duración y complejidad de esa intervención. El workflow de la producción se perfecciona para lograr niveles altos de calidad y exactitud ejecutando tareas muy redundantes, normalmente de una manera sin parar.
• Autónomos: Un sistema de dirección de workflow autónomo es funcional sin software adicional, con la excepción de la base de datos, los sistemas de dirección y mensaje que hacen cola el middleware. Para el despliegue de una solución de workflow autónoma, la aplicación de sistemas que son externos al sistema de dirección de workflow son invocados al runtime; y el workflow el dato pertinente pasa a los participantes del workflow. Los sistemas de dirección de workflow autónomos es pedazos separados de software de la aplicación que proporciona la funcionalidad del workflow. Ellos normalmente tienen sus propias interfases del usuario y accederá los datos de otras aplicaciones.
• Workflow Incluido: Un sistema de dirección de workflow incluido sólo es funcional si es empleado insertado en el sistema; la funcionalidad de sistemas de dirección de workflow incluido se exhibe por el sistema del software circundante. Los ejemplos mas comunes incluyen sistemas de ERP, pagos y sistemas de liquidaciones. Los componentes del workflow se usan para controlar la sucesión de las funciones de la aplicación, manejar las colas y asistir en los procesos de excepción.
• Administrativo: El rasgo más importante de un sistema de workflow administrativo es la facilidad para definir el proceso. Se crean las definiciones del proceso, normalmente usando el forms-and. La flexibilidad es más importante que la productividad, y estos sistemas se ocupan de una o dos órdenes de magnitud los más bajo números de casos por hora que los Sistemas de Workflow de Producción.
• Colaborativo: El workflow colaborativo se enfoca en equipos que trabajan juntos hacia metas comunes. Los grupos pueden variar de equipos pequeños, proyectos orientados a las personas ampliamente dispersadas con intereses en común. El uso eficaz de el workflow colaborativo apoya al equipo trabajando en un elemento vital y en el éxito de empresas de todos los tipos. El uso de Internet y el Web para apoyar las comunicaciones del equipo y empresas es un factor de éxito crítico. La Definición del Proceso no es rígido y frecuentemente puede enmendarse. El Workflow Colaborativo a veces es llamado Groupware. Por otro lado, es cierto que existen tipos de groupware que no son workflow, por ejemplo, tablones de anuncios o video conferencias.
• Ad-Hoc: Los sistemas de Workflow Ad-hoc les permiten a los usuarios crear y enmendar las definiciones del proceso muy rápidamente y fácilmente para todas las circunstancias. Así es posible tener las casi tantas definiciones del proceso como los casos lo requieran. El Workflow Ad-hoc aumenta al máximo la flexibilidad en áreas dónde el throughput y seguridad no son las preocupaciones mayores. Considerando que en el Workflow de Producción la organización administra el proceso. Permite a los usuarios de Workflow que posean sus propios procesos. .
  

¿Qué tipo de workflow usted debe usar?
Depende de lo que usted quiera lograr. Muchas organizaciones grandes usan más de un producto Workflow. No es raro para las organizaciones usar el mismo producto workflow en diferentes maneras.

¿Existen normas y estándares internacionales sobre workflow?
Sí, debemos tener en cuenta que todos los aspectos tecnológicos surgen de los programas académicos y de investigación, donde se establecen una bibliografía y documentación bastante amplia que sustentan las innovaciones. Luego los fabricantes, académicos, comercializadores e integradores especializados se reúnen y formulan estándares que permiten la escalabilidad de los sistemas y el intercambio de información. Lo mismo sucede en los sistemas de workflow, si le interesa conocer o adquirir algunos estándares, comuníquese con nosotros y le remitiremos información técnica libre de costos.

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